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O Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP) firmou, na tarde desta segunda-feira (29/03), um termo de cooperação com o governo estadual visando transferir a guarda de processos anteriores a 1890 para o Arquivo Público do Estado. Naquela unidade, onde o material será preservado e digitalizado para permitir o acesso da população por meio do site www.arquivodoestado.sp.gov.br. Pelo decreto 48.897, de 2004, todos os processos instaurados até 1940 são considerados históricos.

Durante a cerimônia, o presidente do TJSP, desembargador Antonio Carlos Viana Santos, fez a entrega simbólica de um processo de 1837 sobre “arrecadação de escravos” – o qual já foi limpo, restaurado e microfilmado, para que os cidadãos possam consultar a versão digital sem danificar a cópia histórica. “É um trabalho de memória, num momento em que o brasileiro está tentando manter e recuperá-la”, comentou o presidente. “Demos um passo importante para a história de São Paulo”, completou o chefe da Casa Civil do governo do Estado, Aloysio Nunes Ferreira.

“O acordo serve para ajudar o Tribunal a tratar e armazenar o material de modo adequado. Mas vai permitir também maior agilidade e democratização no acesso da população”, disse o presidente da Comissão de Arquivos do TJSP, desembargador Eutálio José Porto Oliveira.

Segundo o juiz assessor da Presidência do TJSP José Maria Câmara Junior, essa primeira fase da cooperação inclui a cessão de quase 7 mil processos. Trata-se daqueles instaurados até 1890 que o TJSP cadastrou até o momento. Fases posteriores devem abranger processos abertos até o ano de 1940.

Outras autoridades do Poder Judiciário e Executivo estadual também estiveram presentes ao evento. Elas são: desembargador Antonio Benedito Ribeiro Pinto, da Comissão de Arquivos, juíza em 2º grau Maria Olivia Pinto Esteves e componente da Comissão de Arquivos; Fabio Pacheco Dutra, secretário Diretor Geral da Secretaria de Primeira Instância; Angela Margarete Caniato, coordenadora da Coordenadoria de Arquivos TJSP; Luiz Antonio Guimarães Marrey, secretário da Justiça e da Defesa da Cidadania; Carlos de Almeida Prado Baccellar, coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo; e Marcos Nusdeo, procurador-geral do estado.

Programa de Gestão de Documentos

O TJSP implantou programa de gestão documental objetivando adotar um conjunto de procedimentos e operações referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei n.º 8.159/91, art. 3º).

O programa tem as seguintes finalidades: preservar a memória histórica; reduzir a massa documental de processos findos, arquivados e destituídos de valor; proporcionar agilidade no desarquivamento dos processos; obter maior eficiência na administração do arquivo; melhorar a conservação dos processos e documentos de guarda permanente; liberar espaço físico; e incrementar a pesquisa.

Atualmente, o custo mensal para gestão de documentos do TJSP é da ordem de R$ 2.620.048,43. A despesa para 2010 é da ordem de R$ 31.440.581,16. O projeto estima uma sensível redução do custo em 70%.

As duas primeiras etapas do projeto estão sendo implantadas e objetivam a classificação dos processos na distribuição pela tabela de temporalidade e a classificação dos processos após o trânsito em julgado da decisão (arquivamento). A instalação da 3.ª etapa do programa, que será realizada pela comissão permanente de avaliação documental e pela equipe operacional, visará o estudo da relevância e o valor histórico de cada documento.

No mês de maio o TJ sediará o 4º. Encontro do Comitê Gestor para Gestão Documental e Preservação da Memória do Judiciário-PRONAME do CNJ. O projeto de gestão de documentos do Judiciário paulista ajudou na formatação e no estudo desenvolvido pelo CNJ.

Fonte: Tribunal de Justiça de São Paulo