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Cerimônia realizada nesta quinta-feira (7) marcou a primeira eliminação de documentos do arquivo do Supremo Tribunal Federal (STF). O objetivo da medida é racionalizar o trabalho, economizar recursos, preservar o acervo histórico permanente, além de cumprir papel social com a doação desse material para reciclagem. Durante a solenidade no Salão Branco, o presidente da Suprema Corte, ministro Gilmar Mendes, assinou Termo de Eliminação de Documentos, de acordo com a Resolução 349, de 26 de novembro de 2007.

Em seu discurso, o ministro listou os benefícios da eliminação de documentos, dentre os quais destacou o cumprimento do papel social. “Com a eliminação, os documentos destituídos de valor poderão ser doados para as cooperativas de reciclagem de papéis. Aproximadamente duas toneladas de papel serão doadas para reciclagem, o que representa grande iniciativa no incentivo à preservação da natureza.”

Ao todo serão descartadas 282 caixas de documentos, quantidade que equivale à preservação de 12 árvores de 10 anos de idade. Estima-se que esses arquivos ocupavam uma área de 60 metros quadrados no STF, resultando em despesa para o Tribunal. Com a eliminação, somente o essencial será mantido, proporcionando economia substancial de recursos e melhor tratamento aos documentos históricos e permanentes do STF.

Entre os documentos eliminados estão Formulários de Controle e Saída de Veículos, Formulários de Controle de Entrada e Saída de Visitantes, Guias de Deslocamentos de Processos Administrativos e Judiciários e Telegramas de Comunicação de Decisões em Processos. A lista foi publicada no Diário Oficial da União do dia 30 de março de 2009 e os interessados puderam solicitar documentos. Os documentos que contenham conteúdos sigilosos serão fragmentados.

Conforme a Seção de Arquivo do STF, unidade responsável pelo acompanhamento, orientação e controle da eliminação de documentos, o acúmulo desordenado de papéis é um dos fatores que contribui para a lentidão dos processos de trabalho. Assim, a retirada de papéis inservíveis possibilitará também maior agilidade à administração.

Legitimidade

Apesar de parecer simples, este procedimento precisa estar respaldado de forma a garantir a sua legitimidade. Foi necessária a elaboração de uma Tabela de Temporalidade, contendo prazos definidos de acordo com os valores legais, fiscais, administrativos, probatórios ou informativos de cada documento.

Também foi preciso instituir uma Comissão de Avaliação de Documentos, constituída por equipe multidisciplinar, a fim de referendar os prazos dos documentos da Tabela de Temporalidade de Documentos. Para garantir eficácia à eliminação, foi feito o registro e colhida a autorização formal de seu procedimento, seguida da publicação do Edital de Ciência de Eliminação, no Diário Oficial da União, que tornou o ato público.

Fonte: STF